Cách thiết lập văn phòng ảo cho các doanh nghiệp
Cách thiết lập văn phòng ảo cho các doanh nghiệp
Văn phòng ảo mang nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Để thiết lập một văn phòng ảo, tất cả nhân viên phải được cung cấp các nhu cầu thiết yếu về phần cứng cơ bản cũng như phần mềm cộng tác dự án và các công cụ kỹ thuật số. Sử dụng phần mềm đám mây để giữ kết nối với nhóm văn phòng và với nhau, các nhân viên từ xa sau đó có thể làm việc trên các dự án cá nhân hoặc chia sẻ từ bất kỳ vị trí nào từ văn phòng ảo của họ.
Trước khi đi vào chi tiết về các yếu tố cần thiết và các công cụ cộng tác nâng cao hơn, người quản lý hoặc chủ sở hữu công ty nên hiểu các yêu cầu cụ thể của nhóm hoặc nhà phát triển từ xa của họ. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi này cho người mới bắt đầu:
- Tôi cần giao tiếp với nhân viên làm việc tại nhà bao lâu một lần?
- Tôi cần khuyến khích sự chủ động và sáng tạo ở những nhân viên làm việc tại nhà như thế nào?
- Những sự kiện / hoạt động thường xuyên nào sẽ rèn luyện sự giao tiếp và gắn kết giữa nhân viên làm việc tại nhà?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ làm rõ liệu bạn đã sẵn sàng chuyển đổi sang thuê văn phòng ảo ngay lập tức hay cần thêm thời gian để giải quyết mọi vấn đề còn mở.
Tìm thông tin cơ bản về văn phòng ảo
Không gian văn phòng ảo
Một văn phòng ảo bắt đầu với những điều cơ bản bắt buộc để làm việc hiệu quả. Trước khi đi sâu vào các khía cạnh công nghệ phức tạp hơn, hãy nói những điều cần thiết với nhân viên của bạn. Văn phòng ảo có thể hoàn hảo cho một nhân viên, nhưng một nhân viên khác có thể thích không gian làm việc chung hoặc sự linh hoạt của một số địa điểm. Cùng nhau, thảo luận về bất kỳ nhu cầu cụ thể nào và quyết định về việc thiết lập một văn phòng ảo.
- Các chi phí cơ bản: Xác nhận rằng nhân viên có không gian làm việc thoải mái, kết nối internet tốc độ cao an toàn, máy tính xách tay, máy in, máy quét với các nguồn cung cấp thiết yếu và internet thiết bị di động nhanh. Mặc dù những điều này nghe giống như những điều cơ bản, nhưng một lượng lớn công việc bị trì hoãn vì những trục trặc đơn giản.
- Các chi phí khác như sản phẩm kỹ thuật số và phần mềm thường do công ty cung cấp. Trong trường hợp đó, bạn cần dành trước ngân sách cho nhu cầu của nhân viên từ xa và hướng dẫn họ chi tiết sử dụng.
Trang bị các công cụ kỹ thuật số cho văn phòng ảo
Bảo mật – An ninh mạng là một khía cạnh quan trọng đối với cả nhóm làm việc tại văn phòng ảo. Nghiên cứu nói rằng việc sử dụng các công cụ đám mây và mã hóa 100% dữ liệu đám mây của bạn là một cách đáng tin cậy để bảo vệ công ty của bạn trước các cuộc tấn công của tin tặc. Hãy nhớ rằng sử dụng một số công cụ đám mây đồng nghĩa với việc cam kết lưu vào bộ nhớ mật khẩu duy nhất cho mỗi tài khoản. Để tránh các vấn đề về bảo mật hoặc truy cập bị suy yếu do hết bộ nhớ, bạn nên sử dụng các công cụ quản lý mật khẩu. Họ mã hóa mật khẩu trên máy chủ đám mây, có tùy chọn tự động điền và tạo mật khẩu.
Xác định mục tiêu dài hạn khi chuyển sang văn phòng ảo
Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp đạt nhiều thành công trong tương lai
Xây dựng một môi trường làm việc chủ động từ xa ngay hôm nay là chìa khóa để công ty của bạn phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Theo báo cáo của các chuyên gia, đến năm 2028, 73% công ty sẽ có nhân viên làm việc từ xa. Điều này sẽ không chỉ dẫn đến quyền tự chủ lớn hơn tại nơi làm việc mà còn là việc tuyển dụng đa dạng hơn về mặt nhân khẩu học và toàn diện hơn.
Trong khi công nghệ đóng vai trò thiết yếu trong việc nảy sinh ý tưởng về việc thuê văn phòng ảo, thì sự thành công của thử nghiệm làm việc từ xa phụ thuộc vào yếu tố con người. Từ sự cởi mở của lãnh đạo các cấp đến độ tin cậy và tính chính trực của nhân viên, một môi trường văn phòng ảo có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên. Để làm được như vậy, nó cần phải dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau và một tầm nhìn xa về các mục tiêu của cá nhân và công ty.
Mặc dù kết nối liên tục và công nghệ đảm bảo rằng nhóm của bạn hoàn thành công việc ở bất kỳ nơi nào họ ở, nhưng các mục tiêu chung sẽ mang lại sự đoàn kết. Kết hợp với nhau, các yếu tố bổ sung cho nhau và dẫn đến những ý tưởng sáng tạo hơn, năng suất tốt hơn.
Tổng kết
Qua những gợi ý trên, các văn phòng ảo sẽ là lựa chọn để tạo môi trường làm việc lý tưởng, là điểm tựa vững chắc giúp doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển vững mạnh trong tương lai.
Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, chúng tôi hứa hẹn sẽ hỗ trợ bạn tìm được văn phòng ảo phù hợp nhất, cũng như đàm phán điều kiện thuê theo nhu cầu của bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
☎ Hotline: 0933.248.000
❃ Fanpage: https://www.facebook.com/odinlandleasing
