Văn phòng ảo – Ưu nhược điểm và cách giải quyết hiệu quả

Văn phòng ảo – Ưu nhược điểm và cách giải quyết hiệu quả

Văn phòng ảo mang nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Thế nào là văn phòng ảo?

Văn phòng ảo là ‘một phần của ngành công nghiệp cung cấp cho các doanh nghiệp bất kỳ sự kết hợp nào của dịch vụ, không gian hoặc công nghệ, mà các doanh nghiệp đó không phải chịu chi phí vốn để sở hữu hoặc thuê một văn phòng truyền thống. Nói cách khác, nó có nghĩa là bắt chước một văn phòng truyền thống thông qua một phần mềm văn phòng ảo mà không có văn phòng ‘vật lý’. ”

Thuê văn phòng ảo cho phép hợp tác giữa các nhóm từ xa, tương tự như hợp tác trực tiếp diễn ra trong không gian văn phòng thực, cần thiết cho hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Nó sao chép các tương tác diễn ra trong một văn phòng thực thông qua các phương tiện ảo.

Ưu điểm của văn phòng ảo

Văn phòng ảo là một xu hướng mới

Giảm chi phí cơ sở

Văn phòng ảo cho phép một tổ chức giảm chi phí cần thiết để thiết lập một văn phòng thực. Thay vì có một văn phòng vật chất lớn, tổ chức có thể giảm quy mô đáng kể khi nhiều nhân viên làm việc cho văn phòng mà không tham gia trực tiếp. Điều này giúp giảm chi phí bất động sản, chi phí bảo trì và chi phí đi lại thực tế của nhân viên.

Giảm chi phí thiết bị

Một văn phòng thực yêu cầu nhân viên sử dụng thiết bị khi làm việc tại văn phòng. Trong một văn phòng ảo, không cần thiết bị như vậy. Điều cần thiết là sự phát triển của mạng cục bộ thông qua đó các nhân viên được kết nối với nhau. Sự sắp xếp này phù hợp hơn cho những người làm công tác thông tin. Đối với các nhân viên khác, cần phải có các công cụ giao tiếp điện tử khác.

Nhược điểm của văn phòng ảo

Phòng họp của văn phòng ảo

Thiếu sự thân thuộc

Trong một hệ thống văn phòng ảo, các nhân viên không có khả năng phát triển cảm giác thân thuộc với nhau cũng như với tổ chức. Họ không bao giờ coi mình là thành viên của tổ chức hoặc thành viên của nhóm mà họ đang làm việc. Vì thiếu sự thân thuộc, tỷ lệ thay thế nhân viên có xu hướng cao hơn. Điều này gây bất lợi cho tổ chức liên quan.

Tâm lý sợ mất việc

Nhân viên làm việc trong văn phòng ảo thường nảy sinh tâm lý sợ bị mất việc vì họ có cảm giác rằng họ không phải là người không thể thiếu đối với tổ chức. Những người có trình độ kiến thức tương tự có thể thay thế họ dễ dàng hơn nhiều so với trường hợp của một văn phòng truyền thống. Tâm lý sợ hãi này làm giảm tinh thần của họ, cuối cùng dẫn đến năng suất thấp hơn.

Căng thẳng gia đình

Mặc dù có vẻ không thuyết phục nhưng thực tế là hệ thống văn phòng ảo tạo ra căng thẳng gia đình. Các gia đình quen nhìn thấy các thành viên lớn tuổi đi làm vào buổi sáng và đến vào buổi tối, hầu như không hòa hợp với quan điểm rằng các thành viên này vẫn ở trong nhà trong giờ hành chính. Cảm giác này bắt đầu tạo ra căng thẳng trong gia đình. Ngoài ra, căng thẳng gia đình do các yếu tố khác tạo ra dẫn đến năng suất làm việc của các nhân viên văn phòng ảo thấp hơn.

Các biện pháp hiệu quả để  áp dụng văn phòng ảo

Hướng giải quyết hiệu quả khi áp dụng văn phòng ảo

Cung cấp tài nguyên máy tính

Cho thuê văn phòng ảo làm việc xoay quanh tài nguyên máy tính. Các nguồn lực này phải được cung cấp bởi các tổ chức sử dụng lao động. Trong khi cung cấp các tài nguyên máy tính này, phải đảm bảo rằng chúng đáp ứng với các yêu cầu của nhân viên.

Cung cấp quyền tiếp cận thông tin

Các điều khoản thích hợp phải được thực hiện để cho phép nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin mà họ cần. Khi xã hội ngày càng trở nên định hướng về thông tin, việc nhân viên tiếp cận thông tin liên quan là điều kiện tiên quyết để vận hành thành công văn phòng ảo.

Tuân theo quy trình làm việc

Các công ty nên khuyến khích nhân viên phát triển và tuân theo quy trình làm việc của riêng họ để không bị phân tán sự chú ý trong giờ làm việc. Nếu những nhân viên tuân theo một thói quen làm việc như vậy, có lẽ các thành viên trong gia đình, bạn bè và những người khác của họ có thể ngại làm phiền họ trong giờ làm việc dù ở nhà hay bất kỳ nơi nào khác.

Tổng kết

Qua những gợi ý trên, thuê văn phòng ảo sẽ là lựa chọn để tạo môi trường làm việc lý tưởng, là điểm tựa vững chắc giúp doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển vững mạnh trong tương lai.

Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, chúng tôi hứa hẹn sẽ hỗ trợ bạn tìm được văn phòng ảo phù hợp nhất, cũng như đàm phán điều kiện thuê theo nhu cầu của bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

☎ Hotline: 0933.248.000

❃ Fanpage: https://www.facebook.com/odinlandleasing